A realização de auditorias em processos administrativos e relacionados ao Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ) é uma prática fundamental para garantir a conformidade com os padrões estabelecidos, identificar áreas de melhoria e promover a eficácia do sistema. Aqui estão algumas etapas e considerações para realizar auditorias nesses processos:

1. Planejamento da Auditoria:

   • Definição do escopo da auditoria, incluindo os processos administrativos e áreas do SGQ que serão auditadas.
   • Seleção da equipe de auditores com base na experiência e conhecimento técnico necessários para avaliar os processos em questão.
   • Elaboração de um plano de auditoria detalhado, incluindo os objetivos, critérios de auditoria, métodos de coleta de evidências e cronograma.

2. Preparação da Auditoria:

   • Revisão da documentação relevante, incluindo procedimentos operacionais padrão (POPs), instruções de trabalho, registros e requisitos do SGQ.
   • Comunicação prévia aos responsáveis pelos processos que serão auditados, informando sobre a data, escopo e objetivos da auditoria.

3. Execução da Auditoria:

   • Realização das entrevistas e reuniões necessárias com os funcionários envolvidos nos processos auditados.
   • Revisão dos registros e documentos pertinentes para verificar a conformidade com os requisitos do SGQ e os critérios de auditoria estabelecidos.
   • Coleta de evidências objetivas para avaliar a eficácia e eficiência dos processos, identificar não conformidades e oportunidades de melhoria.

4. Análise e Relato de Resultados:

   • Avaliação das constatações da auditoria para determinar a conformidade dos processos com os requisitos do SGQ e identificar áreas de não conformidade ou oportunidades de melhoria.
   • Preparação de relatórios de auditoria que incluam uma análise detalhada dos resultados, conclusões, recomendações de ação corretiva/preventiva e áreas de boas práticas.
   • Apresentação dos resultados da auditoria à gerência e aos responsáveis pelos processos auditados, destacando os pontos positivos e as oportunidades de melhoria identificadas.

5. Acompanhamento e Ações Corretivas:

   • Monitoramento das ações corretivas/preventivas implementadas para resolver as não conformidades identificadas durante a auditoria.
   • Verificação da eficácia das ações corretivas/preventivas por meio de acompanhamento e auditorias de acompanhamento, conforme necessário.

6. Melhoria Contínua:

   • Utilização das lições aprendidas durante as auditorias para promover a melhoria contínua dos processos administrativos e do SGQ.
   • Revisão periódica dos resultados das auditorias para identificar tendências, áreas de risco e oportunidades de aprimoramento do sistema de gestão da qualidade.

Ao realizar auditorias em processos administrativos e relacionados ao SGQ de forma sistemática e criteriosa, as organizações podem identificar oportunidades de melhoria, garantir a conformidade com os requisitos estabelecidos e promover a excelência operacional.